Außendarstellung

Die Unternehmensdarstellung nach Außen geschieht im Allgemeinen von selbst. Durch Ihre Internetpräsenz, Ihren Emailverkehr und Stellenanzeigen oder Artikel in Zeitungen präsentieren Sie der Öffentlichkeit automatisch ein Bild von sich.

Aber:

  • Wer genau ist die „Öffentlichkeit“?
  • Was erwartet die Öffentlichkeit an Informationen von uns?
  • Worauf müssen wir achten?
  • Wann ist der richtige Zeitpunkt welche Information rauszugeben?

 

Damit der Außenauftritt zum Erfolg wird, sind Vorüberlegungen nötig, genauso wie eine gute Organisation und ein gutes Einfühlungsvermögen. Das Schlagwort ist hier die „Unternehmensidentität“. Damit sind die Kennzeichen und Merkmale des Verbandes gemeint, die Sie ausmachen und Sie von anderen Verbänden, Unternehmen unterscheiden. Dies ist ein sehr umfangreicher Bereich und wird deshalb in vier Teilbereiche unterteilt:

Das Unternehmensverhalten

Damit ist das Verhalten gegenüber der Öffentlichkeit und der Zielgruppen gemeint. Typische Fragestellungen sind hier: Wie gehen wir mit Kritik um? Wie verhalte ich mich gegenüber Klienten/innen oder Kunden? Wie behandele ich meine Mitarbeitenden?

Die Unternehmenskommunikation

Die gesamte Kommunikation eines Unternehmens nach Außen (Öffentlichkeit) sowie nach Innen (z. B. zu Mitarbeitenden)

Die Unternehmenskultur

Wie arbeitet der Verband täglich?
Jede Aktivität in einer Organisation ist auf Basis ihrer Kultur entstanden und dadurch kulturell beeinflusst. Die Unternehmenskultur ist im Idealfall die gelebte Unternehmensphilosophie (Leitbild).

Die Visuelle Identität

Einheitlichkeit durch ein Firmenlogo, Arbeitskleidung, Briefbögen, Visitenkarten usw. So erkennt man Sie auch optisch wieder!

Das sind die Grundlagen. Im Folgenden werden diese Begriffe anhand von Beispielen genauer erklärt und Tipps und Tricks rund um eine erfolgreiche Öffentlichkeitsarbeit gegeben.

Briefpapier und Visitenkarten

Damit ist nicht nur das gleiche Logo gemeint, sondern auch die einheitliche Briefmaske.

Visitenkarten sollten ebenfalls einheitlich gestaltet sein. Hier kann man sich am Briefkopf orientieren. So wirkt der Außenauftritt professionell, strukturiert und einheitlich.

E-Mails und Newsletter

Ähnlich wie beim Briefpapier: Bitte achten Sie hier auf eine einheitliche Signatur.

Neben einer einheitlichen Signatur ist auch eine persönliche Ansprache wichtig. So signalisieren Sie Aufmerksamkeit und persönliches Interesse.

Texte sollten an die Zielgruppe angepasst sein: Eine junge Zielgruppe bevorzugt lockere, einfache Sätze während eine ältere Zielgruppe eventuell lieber standardisierte Sätze liest.

Beispiel für eine Email-Signatur

Freundliche Grüße

Vor- und Nachname

Position
Abteilung
Caritasverband Musterstadt e. V.
Tel
Fax

www.caritas-musterstadt.de
www.facebook.com/caritas-musterstadt

Website

Eine Unternehmenshomepage sollte die Standardkategorien einer Homepage beinhalten, um bestmögliche Informationen über das Unternehmen zu geben und es gleichzeitig gut nach außen zu präsentieren.

Folgende Punkte sollten Sie bei Ihrem Internetauftritt beachten:

Ziele & Zielgruppen bestimmen

Gerade im Bereich der Sozialen Arbeit ist die Bestimmung der Zielgruppen äußerst relevant. Meistens ergeben sich mindestens drei verschiedene Nutzer/innengruppen: Zum einen soll die Internetseite Informationen für (potenzielle) Klienten/innen und deren Angehörige bieten. Oft ist jedoch auch der Leistungsträger eine mögliche Zielgruppe der Internetpräsenz. Nicht außer Acht lassen, sollten Sie auch Ihre aktuellen und möglichen neuen Mitarbeitenden, die sich häufig als erstes im Internet über Ihren zukünftigen Arbeitgeber informieren. Spender und Spenderinnen bilden eine weitere Gruppierung die sich über Sie und Ihre Einrichtung/Ihren Dienst/Ihren Verband online erkundigen.

Auf professionelle Gestaltung achten

In der heutigen Zeit werden die meisten Informationen über das Internet gewonnen. Gerade junge Arbeitnehmer/innen „googlen“ häufig den zukünftigen Arbeitgeber um sich über ihn zu erkundigen. Der erste Eindruck ist deshalb oft von großer Bedeutung. Achten Sie auf eine einheitliche, nicht zu überladen wirkende, strukturierte und vor allem aktuelle Präsenz im Internet. Durch viele Fotocommunities, wie z. B. flickr.com, ist es mittlerweile möglich gutes Bildmaterial günstig bzw. teilweise sogar kostenfrei zu nutzen (Stichwort: Creative Commons).

Benutzerfreundlichkeit durch klare, einfache Navigationsstrukturen

Der Nutzer sollte anhand einer überschaubaren und klaren Navigation schnell auf die von ihm gewünschte Seite gelangen. Die einzelnen Navigationspunkte sollten nicht zu viel Text enthalten, sondern eher mit Grafiken und/oder Bildern aufgelockert werden, aber trotzdem die wichtigsten Infos enthalten.
Dazu gehören:

  • Aktuelles/Neuigkeiten
  • Wir über uns (eventuell inklusive den Punkt „Karriere“ oder Stellenangebote“ oder „Wir als Arbeitgeber“)
  • Unsere Aufgabenbereich/Funktionen
  • Falls oben nicht eingearbeitet dann: Stellenangebote/Karriere
  • Kontakt
  • Impressum

Barrierefreiheit

Barrierefreiheit im Web kommt nicht nur Menschen mit Behinderung zugute, sondern jedem von uns. Die Beachtung von Kriterien der Accessibility (dt. Zugänglichkeit) und Usability (dt. Gebrauchstauglichkeit) ermöglicht eine betriebssystem-, geräte- und nutzerunabhängige Bedienbarkeit. Außerdem bedeutet es, dass die Struktur transparent, Inhalte mit wenigen Klicks erreichbar und der aktuelle Standort innerhalb der Website erkennbar sein muss. Wichtig sind ebenfalls eine webgerechte Aufbereitung der Inhalte und eine leserfreundliche Formulierung (einfache Sätze). Die Farbwahl sollte gut überlegt sein, da Farben sehr unterschiedlich wirken und vom User wahrgenommen werden können.
Lassen Sie sich unbedingt hierzu von Ihrer Webagentur beraten!

Auf Aktualität achten

Nichts ist im schnelllebigen Internet schlimmer als eine Website mit alten Neuigkeiten. Sollten Sie eine Rubrik „Aktuelles“ auf Ihrer Seite eingebunden haben, sorgen Sie dafür, dass die Inhalte regelmäßig aktualisiert werden. Sollte Ihnen dazu die Zeit fehlen, dann ist zu empfehlen, diesen Punkt nicht als Unterseite anzulegen.
Achten Sie außerdem auf die Richtigkeit der Angaben bezüglich der Ansprechpartner/innen. Sollten Sie Ihre Mitarbeitenden mit (Portrait)Fotos vorstellen, ist auch hier zu empfehlen die Bilder ca. alle 2 bis 3 Jahre zu erneuern.

Information & Interaktion ermöglichen

Wenn Sie in sozialen Netzwerken vertreten sind, z. B. bei Facebook oder Youtube, dann zeigen Sie das auch auf ihrer Website!
Am einfachsten geschieht dies über die Einbindung der Logos oder Badges des jeweiligen Sozialen Netzwerks. Diese können Sie oftmals kostenfrei auf der Internetseite des Social-Media-Dienstes herunterladen.

Einfache Kontaktaufnahme bieten

Die Kontaktaufnahme sollte für alle Nutzer/innen Ihrer Internetseite schnell und unkompliziert erfolgen können. Dazu stellen Sie am besten ein Kontaktformular bereit und geben mindestens eine Emailadresse und eine Telefonnummer an. Durch die Anonymität des Internets gefällt es den Nutzern/innen wenn sie sehen, wer hinter dem Unternehmen oder dem aufgeführten Namen steht. Dies machen Sie am besten durch die Erstellung von professionellen (Portrait)Fotos Ihrer Mitarbeitenden.

Printveröffentlichungen (Anzeigen, Plakate)

Der Wiedererkennungswert sollte hier, neben der Information, hoch sein. Einerseits muss der Absender schnell erkennbar sein, also z. B. ein Flammenkreuz und/oder das Logo der Einrichtung. Andererseits sollte das Plakat, z. B. bei einer crossmedialen Kampagne, zur übrigen Kampagnengestaltung passen.

Zu viele Informationen überfordern den Lesenden. Man sollte sich auf das Wichtigste beschränken, um dann vielleicht mit einem Link oder QR-Code auf weitere Informationen zu verweisen.

Korrespondenz

Wie präsentieren wir uns im Schriftverkehr, am Telefon, in Klienten- und Mitarbeitendengesprächen?

Auch das ist ein wichtiger Teil der Öffentlichkeitsarbeit. Denn um einen guten Eindruck zu hinterlassen, sollte festgelegt werden, wie man sich z. B. am Telefon meldet. Die Ansprache sollte angemessen sein und auch das Ende der Kommunikation sollte mit freundlichen Worten abschließen.
Mitarbeitendengespräche (siehe interne Strukturen)

Referenten Tipp

Klaudia Pirc

Klaudia Pirc
ist Webentwicklerin, sowie Beraterin und Trainerin für Digitale Kommunikation mit den Schwerpunkten Kultur, Bildung und Tourismus bei Kulturwerkzeug in Essen.  Keine Zeit für Social Media!

Social Media Profile

Die verschiedenen Plattformen (Facebook, Youtube, Xing etc.) bieten unterschiedliche Möglichkeiten ein „Profil“ zu erstellen um sich zu präsentieren, zu zeigen wer Sie sind und was Sie machen.
Nutzen Sie diese Chance, stellen Sie das Logo Ihrer Einrichtung ein und Bilder Ihrer Mitarbeitenden!
Wichtig ist, der Nutzer weiß um wen es sich handelt. Persönliche Gesichter stellen schneller eine Bindung her, als nackte Namen oder Emailadressen.
Fordern Sie zudem Ihre Mitarbeitenden auf, sich mit Ihnen in den Netzwerken zu verbinden.
Schenken Sie Ihnen das Vertrauen auch als professionelle Fachkraft sich in aktuelle Diskussionen oder Aktionen einzumischen.

Dazu ist allerdings wichtig, dass Sie Ihren Mitarbeitenden einen Leitfaden an die Hand geben um Orientierung zu bieten. Hier finden Sie einen Vorschlag des Deutschen Caritasverbandes für Social Media Guidelines. Diese können Sie nach Belieben zusammen mit Ihren Mitarbeitenden auf Ihre Einrichtung/Ihren Dienst oder Verband anpassen.
Im Folgenden haben wir eine Liste erstellt aus der Sie erkennen können, welches Netzwerk bei welcher Zielgruppe angesagt ist.

Außerdem haben wir die unterschiedlichen Social Media Dienste nach Funktionen, Möglichkeiten und Nutzen unterschieden. Wählen Sie hier das Netzwerk aus, welches für Sie am besten passt. Beschränken Sie sich dabei auf einige wenige, auf die Sie dann Ihren Fokus legen können!

Profile auf weiteren Plattformen (Xing, meine-stadt.de, CARITÄTER usw.)

Netzwerken Sie!

Geben Sie bei Youtube an, dass man Sie auch bei Facebook findet. Oder sogar bei Google+? Jeder Kanal ist für andere Inhalte geeignet. Bei Youtube erwartet man Videos der Einrichtung, bei Facebook interne, eher „private“ Informationen auf Xing können Sie sich als Arbeitgeber vorstellen.
So geben Sie dem Nutzer die Möglichkeit, schnell und unkompliziert gewünschte Auskunft abzurufen.